O projekcie

Głównym celem projektu było usprawnienie procesów zarządzania i komunikacji w obszarze obsługi interesanta w sądownictwie powszechnym poprzez wdrożenie standardów obsługi interesanta w aspekcie komunikacyjnym, katalogu usług z kartami usług i powiązanymi z nimi procedurami świadczenia usług oraz wspieranie tworzenia Biur Obsługi Interesantów (BOI) w sądach powszechnych.

W większości sądów udzielane informacje nie były przedstawiane w ustandaryzowany, jednorodny sposób, co powodowało trudności podczas kontaktu obywateli z pracownikami sądów. Zdarzało się, że interesanci spotykali się z różnym podejściem w zakresie udzielanych informacji dotyczących wymagań formalnych w danej sprawie, podstawowych kroków i czynności w postępowaniu sądowym oraz niezbędnych dokumentów i formularzy, przy czym rozbieżności nie dotyczyły szczebla sądu, a sposobu powiadamiania na tym samym poziomie organizacji i w ramach tego samego rodzaju spraw.

Działania w projekcie były skoncentrowane na wdrożeniu we wszystkich sądach powszechnych standardów obsługi interesanta w aspekcie komunikacyjnym, katalogu usług z kartami usługi powiązanymi z nimi procedurami świadczenia usług. Katalog usług wraz z kartami usług świadczonych przez sąd obejmuje usługi możliwe do realizacji przez każdy sąd, niezależnie od jego szczebla (usługi podstawowe), a także te wykonywane przez sądy danego szczebla (usługi uzupełniające dla sądu rejonowego, sądu okręgowego i sądu apelacyjnego). Jest to łącznie 110 kart usług, z którymi najczęściej zwracają się do sądu interesanci z zakresu prawa cywilnego, karnego, rodzinnego, gospodarczego, pracy, ubezpieczeń społecznych.

Karta usługi ujęta w katalogu usług, to jednostkowa informacja o postępowaniu. To informacja o tym, w jaki sposób interesanci mogą zrealizować daną usługę, który sąd i wydział jest dla sprawy właściwy, w jaki sposób zainicjować sprawy, jakie złożyć dokumenty, w jakim terminie należy je złożyć, w jakiej wysokości wnieść opłatę, jakie wzory i formularze zastosować. Istotnym elementem działań wdrożeniowych było także merytoryczne przygotowanie kadry sądowej do świadczenia usług według określonego standardu obsługi interesanta poprzez udział w warsztatach, a także możliwość podnoszenia kompetencji przez szkolenia e-learningowe.

Działania przewidziane do realizacji w projekcie w sposób bezpośredni wpływają na wzmocnienie zdolności instytucjonalnych wszystkich sądów powszechnych. Efektem powyższych działań będzie podniesienie jakości obsługi interesanta, sposobu komunikacji, co pozytywnie wpłynie na stopień zadowolenia i postrzeganie sądownictwa przez interesanta.